索引号 01525513-7-/2020-0316006 发布机构 保山市司法局
公开目录 行政执法程序 发布日期 2019-10-23
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保山市公证行业执业规范和公证质量检查

保山市公证行业执业规范和公证质量检查情况报告

为切实提高保山市公证质量,规范公证业务,按照《云南省司法厅关于开展全省公证行业执业规范和公证质量检查活动的通知》(云司通﹝2019﹞92号)要求,保山市司法局高度重视,于8月15日至9月20日组织对全市公证处进行全面检查。检查分两个阶段进行,在各公证处进行自检自查的基础上,市司法局成立由分管领导朱春雷副书记带队,抽调相关科室业务人员成立专项检查组进行抽查检查。检查采取听汇报、查台账、看窗口建设、看卷宗、随机回访公证申办人等方式,围绕“扫黑除恶”专项斗争、“放管服”改革、“五不准”执行情况、窗口规范化建设、信息化建设、卷宗质量及纠纷隐患排查等七个方面开展。具体情况如下:

一、各项工作开展情况

(一)开展“扫黑除恶”专项斗争情况

全市各公证处都严格规范公证服务秩序,组织公证从业人员对“扫黑除恶”专项斗争进行学习,签订“扫黑除恶专项斗争个人承诺书”并将“扫黑除恶”专项斗争相关知识进行了张贴宣传,对涉及金融领域方面,特别是民间借贷合同公证有无涉黑涉恶情况进行了重点排查。其中,昌宁县公证处专门制作了“昌宁县公证处扫黑除恶专项斗争问卷调查及线索摸排表”,由申请办理公证业务的每一个申请人进行填写,该做法不但能有效掌握涉黑涉恶线索,更对扫黑除恶相关知识进行有效的广泛宣传。

(二)“放管服”改革情况

全市各公证处都对“放管服”改革相关文件进行了学习和工作部署,公示公开服务事项、咨询、投诉电话,落实首问负责制、一次性告知制,对于材料齐全的公证事项,做到当天受理、当天出证,避免当事人奔波往返,让群众办证“最多跑一次”。其中施甸县公证处创新便民利民举措,充分利用“互联网+服务”开通施甸公证公众服务号,让办事群众通过网络公众服务号实现申请、受理、审查、审批、收费、出证一条龙服务,网络技术的运用不但方便群众还解决了公证处人少事多供需不足的矛盾。

(三)“五不准”执行情况

全市各公证处均组织学习了司法部“五不准”的规定,要求所有公证从业人员在工作中严格执行“五不准”的规定执行,同时将“五不准”内容上墙公示,此次检查未发现各公证处有违反“五不准”办理公证的情况。

(四)公证机构窗口规范化建设情况

全市各公证处严格按照规定开展窗口服务规范化建设。要求公证员挂牌上岗、用语规范、举止文明、开展微笑服务、热情服务,杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”,并在办公场所设有座椅、饮用水、擦手纸、老花镜,让办证群众有椅子坐、有水喝、捺手印后有纸擦手;接待咨询要求准确提出办证建议和做好相关法律宣传和解释;公证人员照片、姓名、职务、工作职责、监督电话的监督牌悬挂于办公室外的显眼位置;公证机构执业证和公证服务承诺、公证服务流程、公证服务范围、公证收费标准的板块标牌均悬挂于办公场所显眼位置,让公证零距离贴近于百姓。

(五)办证基础设备及公证信息化建设利用情况

全市各公证处办公环境均整洁明亮,基本能满足日常办公的需要。办证所必须的如电脑、打印机、复印机、身份证识别仪、高拍仪、传真机等基础设备一应俱全,所有电脑进行联网,全部接入宽带,建立起信息资料储存、检查、传输处理网络化和自动化,实现了信息的共享和提高了信息的传递速度。公证业务办证全部采用集成系统办理,所有公证事项从受理、拟稿、审批、收费、出证均在办证系统中操作,公证员办理公证事项的每一个流程都可在办证系统中查看。

(六)公证质量检查

1.建立和完善公证质量监控制度的情况:各公证处在办证过程中,申请、受理、审查、审批、出证都始终坚持“以事实为依据,以法律为准绳”的原则不动摇,坚决杜绝人情证、关系证。在办证程序上严格按《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》及司法部关于办理公证的其他相关办证规则办理。围绕“一个目标”,突出“三个严格”,开展各项工作。严格执行“事前”的预防的一次性告知制度、重大敏感案件上报等制度,对于决定受理的公证事项,有针对性地制作各类公证的告知书,将办理公证事项的相关要求和风险以笔录或告知书的形式及时告知当事人。建立健全并严格执行“事中”的重大、疑难、新型案件集体研究制度、质量检验制度,狠抓质量监控,力争把每一件公证事项都办成精品案。对重大、疑难公证,充分发挥办证人员的才能与智慧,聚思广义,认真进行讨论。建立健全并严格执行“事后”的案件回访制度、质量检查制度、业务档案管理制度等。对于当事人反映的公证质量问题,及时采取措施予以解决和补救;公证事项办理完毕,及时整理归档;加强公证人员管理,严禁辅助人员以公证员名义办理公证业务。

2.公证案卷检查情况:各公证处近三年以来所有公证没有因为办理错证而遭当事人投诉的情况发生,没有因办理错证而遭当事人索赔的情况发生。通过对2018年1月1日至2019年6月30日期间按办证总数在1000件以上的抽查率不低于2%,办证总数在1000件以下的抽查率不低于4%进行抽查,所抽查到的案卷均为合格。其中,腾冲市公证处业务扎实、卷宗规范,拟在全市推广学习。

二、存在的问题及下一步工作打算

(一)存在问题

1.部分公证从业人员在办证时,因事项简单而不仔细询问、理顺法律关系,或一味追求事实准确无误而忽视公证程序要求。

2.谈话笔录制作水平有待进一步提高。如谈话不能紧扣主题、切准要害,谈话内容缺乏“告知义务”内容,谈话针对性不强,谈话文字书写不规范等。

3.个别公证卷宗制作有瑕疵,如缺乏次要证据,公证书无页码,公证书出证日期与审批日期不一致等。

4.具体办证中把关不严的问题时有出现,特别是现场监督类公证,由于申请单位的原因,往往导致先公证后补相关材料。

(二)下一步工作打算

针对检查中发现的问题和不足,检查组要求相应公证处限期做出整改。下一步,管理部门将针对检查发现问题加强全市公证机构从业人员业务培训力度,进一步加强公证机构的管理和监督。

保山市司法局

2019年9月29日